テレワークに必要な環境整備とマネジメントの課題を解決する5つのポイント【パート①】

研修 スタッフブログ

新型コロナウィルスの影響で、テレワークの導入も進みました。

やむを得ず急遽導入した企業も多いと思いますが

テレワークという言葉が定着した現在に至っては、新卒者もテレワークを利用したい

という意見が79.1%あったようです。

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※出展:あさがくナビ2022年卒学生の就職意識調査(テレワーク) 2020年8月版より

しかし、実際に導入した企業はまだまだ少なく

新型コロナウィルスの対策で導入する企業は増えたものの

「できるだけ実施するよう推奨」も含めて19.1%であったようです。

※出展:国土交通省(2020)「平成31年度(令和元年度)テレワーク人口実態調査」より

なぜテレワークを実施しなかったのか、という理由については

「会社でないと閲覧・参照できない資料やデータなどがあった」が26.8%と

最も多くなっており

次いで「営業・取引先等との連絡・意思疎通に苦労した」

「同僚や上司などとの連絡・意思疎通に苦労した」など

コミュニケーションに課題があったと回答した割合が18.9%となったようです。

※出展:国土交通省(2020)「平成31年度(令和元年度)テレワーク人口実態調査」より

今回は、このテレワークを実施するうえで問題となるであろう

テレワークの環境やコミュニケーション

マネジメントの問題を解決するための準備、対策を

・テレワークに必要な環境整備

・コミュニケーションの取り方

・帰属意識の高め方

・テレワークで重要な「目標管理」

・テレワークに必要な「フォローアップの方法」

・自主的に動ける組織の作り方

に分けてお伝えしようと思います。

テレワークに必要な環境整備

環境整備について私は専門家ではないので、あまり出しゃばった真似はしませんが

まずは何と言ってもセキュリティの問題があると思います。

社外から社内のデータにアクセスするのですから、セキュリティ対策は必須となります。

この点に関してはVPNを導入するのが一番手っ取り早いと思います。

※VPN(Virtual Private Network)専用の回線を仮想的に構築するもしくは提供するサービス全般を指す。

 

無料のVPNもあるようですが、やはり有料のVPNを導入するのが良いでしょう。

「VPN」と検索すれば様々なVPNが出てくると思います。

セキュリティソフトからもサービスは提供されています。

ノートパソコンといった機材の準備もありますが

こういったセキュリティ対策がしっかり成されていれば可能です。

 

次に問題となっているコミュニケーションです。

こちらはもう既に導入している企業も多いと思います

、ZoomやSkypeといったオンライン会議システムも必須となります。

また、SNSやビジネスチャットを使った文字ベースのコミュニケーションツールも

必要となります。

こちらについてはコミュニケーションやマネジメントで詳しく説明します。

 

そして、悩ましいのが労務管理です。

テレワークでも「労働基準法」「最低賃金法」「労働安全衛生法」が適用されます。

こちらについては「始業・就業の報告」「在席・離席の確認」「進捗状況の報告」など

あらかじめルールで決めておく必要があります。

こういったスケジュール管理などのツールも数多くリリースされています。

きちんとしたルール作りが社員の安心にも繋がりますし

長時間労働の抑制にも繋がります。

 

また、テレワークの導入には色々とお金もかかりますが、助成金などの制度もあります。

下記の「テレワーク・デイズ」には助成金の情報や取り組み事例なども

紹介されているのでご参考にしてはいかがでしょうか。

テレワークに必要なマネジメント

導入している企業はまだまだ少ない状況ですが、テレワークを実施した人に

新型コロナウィルス感染症収束後もテレワークを行いたいか意向を尋ねたところ

「そう思う」が24.3%、「どちらかといえばそう思う」が38.4%であり

テレワークを継続して実施したいと感じている人は6割以上となっているようです。

※出展:公益財団法人日本生産性本部(2020)「第1回 働く人の意識調査」より

また、優秀な人材の雇用確保についてみると、東京都で調べた結果

常用雇用者30人以上の企業では「非常に効果があった」が 18.1%

「効果があった」が 38.7%で、全体では 56.8%が【効果があった】と回答

また常用雇用者30人未満の企業では「非常に効果があった」が34.0%

「効果があった」が46.0%で、あわせて8割が【効果があった】と回答しています。

※出展:「東京都令和元年度(2019年度)多様な働き方に関する実態調査(テレワーク)常用雇用者30人以上」より

※出展:「東京都令和元年度(2019年度)多様な働き方に関する実態調査(テレワーク)常用雇用者30人未満」より

以上の結果から、フルテレワークまでは必要ありませんが

ある程度のテレワークの実施は、生産性向上や優秀な人材の確保など

今後必須となるでしょう。

 

ここで問題となってくるのがコミュニケーション不足とマネジメントです。

テレワークで成果を出すためには、マネジメントがより重要となってきます。

しかし、実際の現場では「管理」ではなく「監視」が横行しているように見受けられます。

これでは、優秀な人材の離職、社員のパフォーマンスの低下、帰属意識の低下を招きます。

 

ここからは、テレワークに必要なマネジメントとコミュニケーションをお伝えします。

テレワークではマネジメント層から

積極的にコミュニケーションを取ることが求められます。

①コミュニケーションを円滑に取れる状態にする

テレワークはコミュニケーションに課題があることはお伝えしました。

上司としても、部下がきちんと仕事をしているのか?ということは気になるでしょう。

そこで、オンライン会議システムを常時接続にし

いつでもコミュニケーションを取れる状態にする企業もあるようですが

これは返って逆効果になる可能性が高いです。

なぜならカメラが常時接続されていると「監視」されている気分になるからです。

「監視」されている、と感じると今まで積み上げてきた信頼関係が

あっという間に崩れてしまいます。

 

ポイントは「いつでも質問や助言を求めることができる」という環境です。

これはSNSやチャットツールでも十分です。

必要があれば、その時オンライン会議システムに繋げて

コミュニケーションを取ればよいのです。

 

また、定期的なコミュニケーションを取ることで報告連絡相談の機会もできますので

例えば「朝礼」や「終礼」など時間を決めて行い、進捗確認をすると良いと思います。

しかし、これだけではコミュニケーションが円滑に取れているとは言えません。

雑談をする機会も必要です。

詳しくは人財育成のご案内をご覧ください

投稿者プロフィール

中山 大輔
中山 大輔株式会社アーシブ 代表取締役・日本メンターコーチ協会 認定コーチ
11 年間会社の総務人事担当者として、労務管理や社員教育などを担当。
株式上場チームにも所属し、その際、内部統制構築、内部監査
子会社統括管理の担当者となる。
その後、研修会社に転職し日本全国で延べ2,000 時間以上の社員研修の実施に携わる。
2016 年に株式会社アーシブ設立。
リーダーシップやマネジメントの企業研修講師を行い
介護施設の離職率を20%から6%に下げ
ホテルでは新入社員の離職率が50%前後だったのを1年で11%
2年目は7%にするなどの成果を出している。

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